Fördelarna med Excel
- Gratis och tillgängligt direkt
- Fri struktur – du bestämmer kolumnerna
- Enkelt att summera och filtrera
- Bra för en första inventering av avtalen
Nackdelarna som visar sig efter ett halvår
- Filen påminner ingen – uppsägningstider missas ändå
- Avtalsdokumenten ligger någon annanstans än uppgifterna
- Versioner sprids: flera filer med olika sanning
- Ingen historik över vad som ändrats och när
- Faller när personen som ägde filen slutar
- Datumberäkningar görs manuellt och blir fel
När Excel räcker – och när det inte gör det
Excel fungerar bra så länge tre saker stämmer: avtalen är få, en och samma person har ansvaret, och inget avtal förnyas automatiskt utan att någon hinner reagera. Många mindre företag klarar sig länge på ett välskött kalkylblad.
Det som inte går att lösa i Excel är påminnelsen. En fil kan innehålla rätt datum och ändå leda till en missad uppsägning, eftersom filen inte hör av sig. Ett digitalt avtalsregister räknar ut sista uppsägningsdag och mejlar i god tid.
- Excel: gratis, fri struktur, bra för första inventeringen
- Excel: ingen bevakning, dokumenten ligger separat, versioner sprids
- Digitalt avtalsregister: automatiska påminnelser inför uppsägning
- Digitalt avtalsregister: PDF-avtal och uppgifter hör ihop, historik och behörigheter
- Digitalt avtalsregister: kostar pengar – 499 kr/mån exkl. moms i Avtera
När det är dags att byta
Tre signaler talar för ett system i stället för ett kalkylblad: företaget har passerat omkring femton löpande avtal, mer än en person behöver informationen, eller ni har redan missat en uppsägningstid.
Det som avgör är påminnelserna. Ett avtalsregister som inte hör av sig kräver att någon öppnar filen i rätt vecka – och det är just det som inte händer i en vardag full av annat.