Definition
Ett avtalsregister är inte samma sak som en mapp med avtalsdokument. Skillnaden är att registret innehåller strukturerad information om avtalen: fält som går att söka, filtrera och summera.
En mapp svarar på frågan ”var ligger avtalet?”. Ett register svarar på frågorna ”vad kostar våra avtal?” och ”vilka löper ut nästa kvartal?”.
Vad registret används till
- Se företagets totala avtalskostnad per månad och år
- Hitta sista dagen att säga upp ett avtal
- Underlag inför omförhandling med leverantör
- Överlämning när någon byter roll eller slutar
- Budgetunderlag: vilka kostnader som är bundna och hur länge
Så bygger du ett avtalsregister
Börja med de dyraste avtalen – lokal, fordon, IT och telefoni står ofta för större delen av kostnaden. Ta fakturorna för senaste månaden som utgångspunkt, eftersom de visar vad som faktiskt löper.
Registrera för varje avtal: leverantör, vad avtalet gäller, månadskostnad, startdatum, bindningstid, uppsägningstid, slutdatum och ansvarig person. Lägg avtalsdokumentet i samma post.