Kategorier som håller
Håll antalet kategorier lågt. Fler än ungefär tio gör att liknande avtal hamnar i olika kategorier och att kostnadsuppföljningen blir svår att jämföra över tid.
- Telefoni och kommunikation
- IT, licenser och molntjänster
- Kontor och kontorsmaskiner
- Fordon och transport
- Lokal och fastighet
- Säkerhet och larm
- Försäkringar
- Övriga abonnemang och tjänster
Namnge avtalen konsekvent
Använd samma mönster för alla avtal, till exempel leverantör följt av tjänst. Då blir listan sökbar och sorteringen begriplig även för den som inte lade in avtalet.
Utse ansvarig per avtal
Varje avtal behöver en person som äger frågan – inte bara någon som lade in det. Det är den personen påminnelserna ska nå, tillsammans med ekonomiansvarig.
Vanliga misstag
- Mappstruktur i stället för fält: dokumenten går att hitta men inget går att summera
- Kostnad angiven ibland exkl. och ibland inkl. moms
- Engångsavgifter inräknade i månadskostnaden
- Uppsägningstid inte registrerad – bevakningen blir omöjlig
- Avslutade avtal raderas, så historiken försvinner