Obligatoriska fält
- Leverantör – vem motparten är, med kontaktväg för uppsägning
- Avtalsobjekt – vad avtalet omfattar, tydligt nog att förstå om ett år
- Månadskostnad – jämförbar siffra, exkl. moms
- Startdatum – utgångspunkten för alla datumberäkningar
- Bindningstid – hur länge avtalet är låst
- Uppsägningstid – hur tidigt uppsägning måste ske
- Slutdatum – när avtalet löper ut om inget görs
- Avtalsdokument – PDF sparad tillsammans med uppgifterna
- Ansvarig internt – vem som äger frågan
Fält som ofta glöms
Engångsavgifter blandas ofta ihop med månadskostnaden, vilket gör totalsumman fel. Registrera dem separat.
Automatisk förlängning är avgörande: förlängs avtalet 12 eller 24 månader om det inte sägs upp? Det avgör hur allvarligt ett missat datum är.
Antal enheter, till exempel abonnemang per anställd eller fordon, gör att kostnaden går att kontrollräkna mot fakturan.
Kvalitet framför fullständighet
Ett register med tio korrekt registrerade avtal är mer värt än ett med femtio halvfyllda poster. Är villkoren oklara: markera avtalet som osäkert och komplettera vid nästa faktura eller kontakt med leverantören – gissa inte.